Cost of Vacancy: Wie Sie eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting richtig nutzen

Eine der wichtigsten Kennzahlen für das Recruiting ist die Cost of Vacancy (CoV). Hierbei handelt es sich um die Kosten, die eine unbesetzte Stelle im Unternehmen verursacht. Oder ganz simpel gesagt: CoV ist die Antwort auf die Frage, was es kostet, eine freie Stelle nicht zu besetzen. Nicht immer wird diese entscheidende Kennzahl mit der entsprechenden Importanz behandelt, da es sich um passive Kosten handelt, die nicht auf Rechnungen oder dem Konto auftauchen.

Eine Stelle im Unternehmen bleibt durchschnittlich etwa 143 Tage unbesetzt. Hierzu hat eine von Stepstone in 2022 durchgeführte Studie ergeben, dass eine offene Vakanz den Betrieb im Durchschnitt 29.000 Euro kostet. In Branchen mit besonders starkem Fachkräftemangel – wie dem IT-Bereich oder Gesundheitssektor – liegen sie entsprechend höher. Diese sogenannten “Cost of Vacancy” steigen mit dem Einfluss der Position auf das Geschäftsgeschehen und beinhalten nicht nur finanzielle Aspekte, sondern auch Produktivitätsverluste und weitere negative Auswirkungen auf das Unternehmen.

Besonders um das Recruitingbudget effektiv zu planen und den Unternehmenserfolg zu maximieren, können Unternehmen die Cost of Vacancy (CoV) miteinbeziehen. Doch wie genau berechnen sich diese Kosten und welche Faktoren werden inkludiert?

Einige der wichtigsten Bestandteile haben wir hier zusammengefasst:

• Produktivitätsverlust: Eine unbesetzte Stelle führt zu einem Verlust an Produktivität, da die Aufgaben und Verantwortlichkeiten nicht erfüllt werden können. Andere Mitarbeiter müssen möglicherweise zusätzliche Aufgaben übernehmen oder die Arbeit der offenen Stelle bleibt liegen. Dies kann zu Engpässen, Überlastung und ineffizienter Arbeitsweise führen.
• Unzufriedenheit im Team: Eine erhöhte Arbeitsbelastung im Team führt zu sinkender Motivation und Zufriedenheit. Je länger der Zustand andauert und keine Besserung in Aussicht steht, desto höher ist die Unzufriedenheit.
• Einstellungsprozess: Die Suche nach einem geeigneten Kandidaten erfordert Zeit, Ressourcen und Kosten. Dazu gehören die Erstellung und Schaltung von Stellenanzeigen, Vorstellungsgespräche, Hintergrundprüfungen und die Evaluierung der Bewerbungen. Der Einstellungsprozess kann Wochen oder sogar Monate dauern und bindet in der Zwischenzeit die Ressourcen des Unternehmens.
• Schulung und Einarbeitung: Wenn eine Stelle unbesetzt bleibt, müssen neue Mitarbeiter möglicherweise zusätzlich geschult und eingearbeitet werden, um die erforderlichen Aufgaben zu übernehmen. Dies erfordert Zeit, Geld und die Aufmerksamkeit anderer Mitarbeiter oder des Managements, um den neuen Mitarbeiter ordnungsgemäß in die Arbeitsabläufe einzuführen.
• Geschäftsverlust: Eine unbesetzte Stelle kann sich negativ auf die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung auswirken. Wenn wichtige Aufgaben nicht erledigt werden oder es zu Verzögerungen kommt, können Kunden unzufrieden werden und möglicherweise zur Konkurrenz wechseln.
• Qualitätsminderung: Eine unbesetzte Stelle kann zu einer Minderung der Arbeitsqualität führen. Wenn die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen fehlen, können Aufgaben nicht optimal erledigt werden, was sich auf die Qualität der Arbeit und die erzielten Ergebnisse auswirken kann.

Grundlage für die Berechnung der CoV ist die Annahme, dass jeder Mitarbeitende für einen konkreten Unternehmens-Umsatz verantwortlich ist. Eine Methode zur Berechnung der CoV besteht darin, die folgenden Faktoren in die Berechnung einzubeziehen: 

• das Jahresgehalt der offenen Stelle
• die Auswirkung der Stelle auf den Unternehmenserfolg
• die Time to hire/ Time to fill

Wir nehmen hier einen Salesmanager mit einem Jahresgehalt von 65.000 Euro brutto als Beispiel. Seine Position im Unternehmen wird als sehr hoch (3) eingestuft, da sich seine Tätigkeit direkt auf den Erfolg des Unternehmens auswirkt. Damit ergibt sich die folgende Rechnung:

Dieser beeindruckende CoV von 88.214 Euro lässt sich am ehesten durch das Herabsetzen der Time to fill reduzieren. Schafft man es beispielsweise, die Stelle innerhalb von 80 Tagen neu zu besetzen, liegt der CoV lediglich bei 61.904 Euro.

Fest steht, anhand der Berechnung der unterschiedlichen Cost of Vacancies für die einzelnen Positionen kann das Recruiting zum einen eine Priorisierung vornehmen, zum anderen aber auch Strategien und Maßnahmen zur zielführenden Besetzung entwickeln.

Besonders nützlich sind dabei kostenlose CoV-Rechner, die in Vielzahl im Internet zu finden sind. Exemplarisch haben wir für Sie den Cost of Vacancy-Rechner der mana HR Toolbox verlinkt. Hier wird auch direkt die durchschnittliche Time to fill für unterschiedliche Branchen angegeben. Sie haben noch Fragen zum Thema oder wünschen sich eine Beratung zur Besetzung einer Vakanz? Schreiben Sie uns gern einfach eine kurze Email. 

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